Gaat u gebruikmaken van de zogenaamde cafetariaregeling? Dit biedt mooie voordelen, voor zowel u als uw medewerker. Tegelijk zijn er een aantal voorwaarden om op te letten.

Met een cafetariaregeling kunnen uw medewerkers belast loon uitruilen voor onbelast loon. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Brutoloon uitruilen voor een fiets.
  • Brutoloon uitruilen voor een onbelaste vergoeding van vakbondscontributie.
  • Eindejaarsuitkering of 13e maand uitruilen voor extra vakantiedagen of een (aanvullende) onbelaste reiskostenvergoeding.

Voordelen voor uw werknemer

Bij de berekening van de loonheffing kijkt de Belastingdienst hoe hoog het belastbaar loon is van uw werknemer. Hoe hoger het belastbaar loon, hoe hoger de heffing. Met de cafetariaregeling wordt dit belastbaar loon juist lager en daarmee ook de loonheffing voor uw werknemer.

Voordelen voor u als werkgever

En het mes snijdt aan twee kanten, want ook voor u pakt de regeling gunstig uit. Na toepassing betaalt u namelijk over een lager bruto loon sociale premies. Zo kunt u uiteindelijk aanzienlijk besparen op uw werkgeverslasten.

Incidenteel of structureel?

Past u de cafetariaregeling toe, dan zijn er wel enkele randvoorwaarden en punten om op te letten:

  1. Leg de cafetariaregeling vóóraf schriftelijk vast
    Het is belangrijk dat u de cafetariaregeling vóóraf schriftelijk vastlegt in de arbeidsovereenkomst of in een aparte aanvullende overeenkomst met uw personeel.
  2. Zorg voor een structurele keuzemogelijkheid
    Zorg dat u een structurele regeling treft (niet incidenteel). Een voorbeeld is een structurele regeling die is opgenomen in de cao (zoals vaak bij de vergoeding van vakbondscontributie voorkomt). Door de cafetariaregeling vooraf schriftelijk contractueel vast te leggen, zorgt u ook voor een structurele keuzemogelijkheid die aan deze fiscale voorwaarde kan voldoen.
  3. Houd rekening met de gebruikelijkheidstoets
    Als u loonbestanddelen onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR)* brengt, zorg dan dat u voldoet aan de gebruikelijkheidstoets. In principe heeft de Belastingdienst bepaald dat dergelijke vergoedingen en verstrekkingen tot maximaal 2.400 euro per persoon, per jaar ‘gebruikelijk’ zijn.

Maar let op: voor de cafetariaregeling gelden soms andere bepalingen en bedragen rondom ‘gebruikelijkheid’. Zoek daarom vooraf goed uit wat in uw situatie als ‘gebruikelijk’ wordt bestempeld. Een deskundig adviseur kan u hierbij ondersteunen.

4. Blijf binnen de vrije ruimte van de WKR
Ook voor de cafetariaregeling geldt: blijf voor vergoedingen die niet gericht zijn vrijgesteld óf een nihilwaardering hebben, bínnen de vrije ruime van de WKR. Dit is de ruimte die u heeft om uw werknemers onbelast vergoedingen en verstrekkingen te doen. De vrije ruimte is 1,2 procent van de totale fiscale loonsom van uw organisatie. Komt u hierboven? Dan betaalt u over het bovenmatige gedeelte een eindheffing met een tarief van 80 procent.